Электронные документы

Документооборот в современных условиях все больше переходит на электронную основу. Однако достаточно велика еще доля документальных актов, обращающихся в традиционном бумажном формате. Возникает сплошь и рядом необходимость переводить классическую документацию в электронный ресурс и обратно. Не стоит думать, что все так просто, и эту работу могут выполнить самые обычные сотрудники офисов. Например, подготовить очень важный контракт безупречно, оформить, как следует все необходимые материалы сопроводительные, и отправить их контрагенту (перед этим все, четко оцифровав или распечатав) могут только подготовленные профессионалы.

Рядовой офис-менеджер, и даже «зубр делопроизводства» может и не разобраться, какой формат правильнее выбрать при отправке оцифрованного пакета материалов. Только кажется, что разницы между ними нет — на деле же есть четкие и однозначные нюансы, которые могут, как испортить подготовку веб документа, так и помочь в работе с ним, более выигрышно представив отдельные моменты. Особенно много трудностей возникает при взаимодействии с иностранными контрагентами. Сотрудник, которому можно доверить ведение устных переговоров, и даже написание предварительных информационных писем, может не справиться с форматированием более важных объемных актов. Знание отечественного и иностранного делопроизводства, иностранного языка и программных пакетов тут недостаточно.

Грамотно перевести корпоративные материалы, применяемые в рекламных, маркетинговых или инвестиционных целях, могут только подготовленные профессионалы. Внимание надо уделить буквально каждому слову, каждому знаку. Любое неблагозвучие, неудачно подобранное слово или речевой оборот, любой неучет культурных традиций другой стороны может стать очень серьезной преградой и даже поставить крест на проекте в целом; но и это еще не все.

Допустим, текст грамотно и четко переведен на другой язык. Однако при этом неизбежно меняется, к примеру, нумерация страниц. Придется корректировать визуальное оформление, переделывать таблицы и схемы, диаграммы и списки. Потому общее правило таково — за переводом идет новая верстка, опять же учитывающая все тонкости оформления документации. Сами диаграммы и схемы в специализированной техдокументации очень специфичны, есть там и другие уникальные материалы. Накопленный нашей компанией опыт позволяет успешно выполнять верстку как во вновь подготавливаемых материалах, так и в документальных текстах, полностью или частично готовящихся путем распознавания бумажного документа.

Профессиональный подход означает, что после перевода получается полностью идентичный исходному с содержательной точки зрения акт. Но есть еще ряд дополнительных нюансов. Один из них состоит в том, что документооборот — пусть очень важная, но все же только одна сторона деятельности организации. Свои корпоративные традиции и подходы, свои структурные особенности и нюансы имеет любая фирма. И, кроме того, документооборот всюду проходит в своей программной среде, со специфическим набором форматов файлов и кодировок, инструментов обработки, стандартов хранения и передачи информации. Особое внимание приходится уделять переводу баз данных, потому что это совершенно особая даже по сравнению с общим документооборотом сфера.

Стоит отметить, как ни парадоксально, что выдвижение специальной цели организации электронного документооборота и взаимодействия с контрагентами не нужно и даже вредно. Это только отвлекает от работы, поглощает много ресурсов организации и сил ее сотрудников, их времени. Неизбежно возникают хаотические конфликты. Вот почему так важно приглашать консультантов и помощников извне. Только они смогут нащупать ту меру автоматизации, к которой фирма вообще и ее структурные подразделения в частности могут приступить сейчас. И — наметить грамотные планы поэтапного повышения доли электронных документов с учетом всех тонкостей.

Обычно процесс начинается на небольшом количестве документов, создаваемых на отдельных рабочих местах. Лишь постепенно и аккуратно расширяя этот круг, можно предотвратить серьезные проблемы. Очень важно, чтобы сотрудники организации вообще и администраторы, менеджеры, секретари в особенности не были заброшены, чтобы их постоянно консультировали по всем мелочам и нюансам.

Важно заботиться также и о переводе значимых документов в бумажный вид. Необходимо начиная с момента их создания и на всех этапах работы предусматривать возможный внешний облик и восприятие, степень соответствия (не секрет, что принтерный текст сильно отличается от показанного на экране). И в этом случае вновь приходят на помощь наши профессионалы!